Você já encontrou divergências entre os valores de frete calculados pelo embarcador e os cobrados pela transportadora? Isso ocorre com frequência, inclusive quando a empresa não usa um sistema de gerenciamento de transporte que permita fazer a auditoria de frete.
Não somente por esse motivo, mas a auditoria é essencial porque elimina custos com pagamentos indevidos e traz economia no fim do mês, de forma a descomplicar o processo. Afinal, o embarcador lida com diversas transportadoras e precisa se organizar em relação a elas.
Acompanhe a leitura para entender melhor a auditoria de frete e sua relevância para a empresa. Boa leitura!
O que é e qual o intuito da auditoria de frete?
A auditoria de frete faz parte da gestão de fretes. Nela, conferem-se as faturas dos transportadores para saber se eles estão cumprindo o que foi negociado. Nessa verificação, podem-se identificar duplicidade de faturas, erros e cobranças de serviços não executados ou acrescentados.
Além disso, ela avalia os custos de fretes no faturamento da empresa em razão de gastos não programados. Entre eles, estão:
- reajuste fora do planejamento;
- cotação errada do preço, acima ou abaixo da tabela negociada;
- cálculo de frete não condizente com a tabela;
- cobranças em duplicidade;
- serviços não realizados.
A auditoria auxilia o controle dos gastos. Isso porque, ela otimiza o relacionamento entre fornecedores, clientes e transportadoras para que haja uma parceria que garanta ganhos a todos os envolvidos.
Como fazer uma auditoria de frete?
A auditoria pode ser feita por profissional interno ou externo da empresa. É essencial que ele tenha conhecimento para executar a tarefa, pois todos os registros da organização são analisados detalhadamente, para garantir que os documentos sejam precisos e autênticos. Entenda a seguir.
Faça conferência periódica
Periodicamente, as transportadoras enviam as pré-faturas para os embarcadores. Esse documento é como um “espelho” da cobrança para que haja a conferência e a confirmação, de forma a validar a fatura que vai para pagamento.
As conferências devem ser feitas à medida que os documentos são recebidos. Isso ajuda a evitar erros por acúmulo de trabalho e atrasos na verificação de valores que não estejam corretos.
Use tecnologia
Atualmente, é difícil trabalhar sem a automação de processos. Por isso, é importante investir em sistemas de informação para reduzir erros, ter segurança nos dados e agilidade no desenvolvimento das tarefas.
Existem ferramentas que auxiliam a auditoria de frete, como o Sistema de Gerenciamento de Transportes (Transportation Management System —TMS), que elimina a conferência manual. Dessa forma, é possível garantir às transportadoras os valores corretos pelos serviços executados.
Confronte valores
Isso permite maior controle financeiro, de forma a garantir lucro e economia. Assim, é possível administrar os saldos por transportadora, saber os valores cobrados por elas e os descontos a que tem direito (de serviços não negociados ou cobrados fora da tabela).
Identifique erros
É importante verificar as falhas encontradas para saber o motivo do valor cobrado pela transportadora. Depois, é preciso refazer os cálculos, conforme a tabela de fretes acordada, ou descontar danos, extravios e atrasos na entrega.
Escolha a ferramenta certa
A solução adequada permite fazer a troca eletrônica de dados. Assim, a empresa pode manter o compartilhamento de arquivos, como notas embarcadas, recebimento de CTe emitido ou de faturas de frete, entre outros, de maneira ágil.
Qual importância de uma auditoria de frete eficiente?
A auditoria de frete ajuda a evitar que a empresa pague valores abusivos. Por isso, é preciso que haja acompanhamento constante para que evitar prejuízo com cobranças indevidas. Se a fatura tiver alguma falha envolverá os setores tributário, fiscal, de controladoria e outros. Ou seja, o processo é mais burocrático.
A dica, então, é fazer a auditoria logo que o CTe for emitido: assim, sabe-se se o que foi negociado está sendo cumprido, bem como pode-se seguir o prazo para cancelamento do documento. Se houver erros, a transportadora deve ser comunicada.
Em resumo, este conteúdo demonstra que uma auditoria de frete realizada corretamente garante lucratividade para a empresa. Além disso, ela ajuda a manter a gestão financeira em ordem, de forma a evitar prejuízos.
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