A escolha da ferramenta utilizada para a emissão do CT-e deve ser feita com cuidado. Empresas devem verificar as características do software, avaliar a sua capacidade de armazenar registros com segurança e a sua integração com ferramentas de terceiros.
Além disso, o software escolhido deve ser facilmente integrado à cadeia interna da empresa, podendo recuperar dados de outros arquivos e, caso seja executado na nuvem, tornando rotinas mais ágeis e móveis.
Quer saber mais sobre o software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico e quais fatores levar em consideração ao escolher um? Então leia este post.
Como o Conhecimento de Transporte Eletrônico funciona
A emissão do CT-e permite a documentação, em meios eletrônicos, do serviço de transporte de cargas. Ele possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor e a autorização de uso, que é fornecida pela entidade responsável pela administração tributária do domicílio do contribuinte.
O CT-e pode ser utilizado para substituir os seguintes documentos fiscais:
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, caso seja utilizada para transporte de cargas.
As principais vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico
Por ser utilizado em vários modais, o CT-e é um documento versátil e pode atender a vários setores. Ele elimina o uso de vários papeis, diminui a quantidade de erros e agiliza processos. Vale destacar, também, que as rotinas de emissão de documentos se tornam mais fluidas, tendo em vista que dados poderão ser importados de bancos de dados já existentes.
Com o auxílio de um bom software emissor de CT-es, a empresa passa a ter uma capacidade maior de atender aos seus clientes. Rotinas que às vezes podem envolver vários profissionais ou com a consulta a vários bancos de dados são simplificadas. Dessa forma, o número de erros ou a quantidade de vezes que uma atividade é realizada diminui continuamente.
Por meio da integração a nuvem, a segurança dos usuários passa a ser maior. As rotinas de gestão de dados são otimizadas e, com atualizações sendo distribuídas com prazos menores, a adequação a novos padrões de mercado é feita com mais facilidade.
O que considerar ao escolher um software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico
Para que a empresa possa escolher uma boa ferramenta para a emissão de um CT-e, um conjunto de fatores deve ser avaliado. Informações sobre a forma como os dados são armazenados e a possibilidade de integração com outras ferramentas, por exemplo, podem ser fundamentais para o sucesso da implementação da ferramenta.
Além disso, podemos destacar características de um bom software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico:
1. Funções para cadastro de veículos, motoristas, fornecedores e clientes
A possibilidade de cadastrar veículos, fornecedores, clientes e motoristas diretamente no software de emissão de CTe-s é outra forma de agilizar a rotina de uma empresa. Além disso, a cadeia operacional se torna mais organizada, uma vez que os processos ocorrerão com maior agilidade.
2. Sistema que permite o acesso rápido a CT-es emitidos anteriormente
A busca por dados antigos em ambientes corporativos pode ser uma rotina que acaba demandando o deslocamento de um funcionário por longos períodos. No entanto, ao migrar o armazenamento de informações para um meio digital, a empresa pode acessar um CT-e rapidamente, facilitando a verificação de informações e tornando rotinas mais simples.
3. Ferramenta de armazenamento de dados segura
A forma como os dados são armazenados deve ser uma preocupação constante de qualquer empresa que dependa de uma infraestrutura de TI para a execução de suas atividades. Nesse sentido, o software de emissão de CT-es escolhido deve ter ferramentas que permitam o armazenamento seguro de informações. Dessa forma, ainda que a infraestrutura de TI da empresa seja comprometida, a empresa será capaz de manter os seus registros isolados.
4. Cadastro de múltiplas empresas e usuários
Junto com o suporte a arquivos XML, a possibilidade de criação de um banco de dados internos com informações de empresas, parceiros comerciais e usuários é outro fator que pode agilizar a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Dessa forma, a verificação de informações poderá ser feita com mais eficácia, sendo os registros catalogados de acordo com o parceiro comercial e o usuário.
E você, o que leva em consideração ao escolher uma ferramenta para a sua empresa? O que levaria em conta para eleger o melhor software de Conhecimento de Transporte Eletrônico para o seu negócio? Deixe um comentário contando para nós!
