Como emitir CTe gratuito

Empresas que trabalham com o transporte de cargas devem emitir CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Ele é válido para o transporte rodoviário, aquaviário, aéreo, ferroviário e dutoviário.

O CTe oferece garantia jurídica, sendo obrigatório nas operações tanto para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) quanto para as transportadoras. Deixar de emitir este documento pode ocasionar multas e apreensões de mercadorias nas fiscalizações intra e interestaduais. Quando isso acontece a transportadora tem suas despesas elevadas e muitos prejuízos.

Agora que você já sabe o que é, vamos adiante? Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!

Como funciona a emissão do CTe?

Para cada frete contratado deve ser emitido um CTe que armazenará todas as informações sobre o serviço prestado para a fiscalização. Depois de a Sefaz autorizar o uso do CTe é que será emitido o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) para, assim, a viagem ter seu início.

O documento tem validade em todo o território nacional e já consta a incidência de impostos (ICMS, PIS, COFINS e IR) com as porcentagens devidas, conforme o regime tributário da empresa.

Quais são os passos para emitir CTe?

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico será uma tarefa diária na transportadora, por isso é preciso um software específico. Assim, procure um emissor que seja gratuito.

Tenha internet

A realização da emissão, consulta, cancelamento e correções do CTe é feita online, por isso a conexão da internet deve ser de banda larga e veloz. Os documentos poderão, ainda, ser armazenados em nuvem para facilitar o acesso e ter mais segurança.

Faça o credenciamento na Sefaz

Solicite a habilitação do CNPJ e Inscrição Estadual da transportadora na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado que você trabalha para que ela permita a emissão do CTe. O contador da empresa ou você podem fazer o pedido.

Alguns estados solicitam, ainda, o credenciamento da empresa fornecedora do software. Ela deverá enviar as informações para que o procedimento seja realizado.

Peça o certificado digital

Solicite o certificado digital, que é a assinatura digital que constará nos CTes que a sua empresa emitirá. O certificado garante que fraudes não ocorram no nome da transportadora, porque nela constam chaves criptografadas de alta segurança.

Há dois tipos de certificados: o A3 e o A1. O A3 é derivado de tokens, que são dispositivos parecidos com pendrives e smartcards que dependem de senhas de acesso. Ambos são inseridos nos computadores para que a pessoa responsável assine digitalmente. O A1 já é um software instalado em diversos computadores, para que vários usuários usem a assinatura simultaneamente.

Escolha um bom emissor de CT-e

A qualidade do sistema influencia muito na precisão e agilidade das tarefas. Busque um sistema que controle suas operações e emita o CTe e outros documentos fiscais. Veja algumas funcionalidades importantes que o programa deve oferecer:

• importar dados das NF-es das mercadorias a serem transportadas, diretamente do Sefaz;
• efetuar cálculos precisos, instantâneos e automáticos;
• emitir CT-e e MDF-e conforme a legislação;
• realizar o faturamento de fretes;
• emitir contratos de frete e RPA;
• ter integração para emissão de CIOT e Pagamento Eletrônico de Frete (PEF);
• permitir comunicação eletrônica direta com clientes por meio de EDI;
• entre outros serviços.

Existem vários sistemas no mercado, sendo o FreeCTe o mais indicado. Depois de o programa ser baixado, comece a instalação. É recomendado o acompanhamento de um profissional da área contábil, uma vez que precisará configurar algumas informações como regime tributário, alíquota de ICMS, entre outras.

Uma coisa legal do FreeCTe é que, uma vez configurado, o sistema fará os cálculos e preenchimentos automaticamente.

Programa instalado e configurado, agora inicie o cadastramento das informações para emitir o CTe:

• dados do remetente — quem emitiu a nota fiscal;
• dados do destinatário — quem vai receber a nota;
• dados da nota fiscal — várias informações, como número da nota, série, produto predominante, peso, volume, valor etc.;
• dados fiscais — CFOP;
• dados do veículo e motorista — não obrigatório, exceto quando for lotação;
• dados do total de serviços — valor do CTe.

Quais são as vantagens de emitir o CTe gratuitamente?

O emissor de CTe gratuito é tão bom quanto o pago, porque moderniza a documentação da empresa e, principalmente, reduz custos, pois a impressão de documentos fiscais requer compra de papel, tinta para impressora e espaço físico para o armazenamento.

Com o CTe as paradas dos caminhões nos Postos Fiscais de fronteira são mais rápidas devido à documentação ser eletrônica. Dessa maneira, há mais segurança nas informações e praticidade, inclusive na possibilidade de os clientes receberem os documentos pela internet para verificarem erros de digitação e preenchimento. Mas como escolher o software ideal para emitir o CTe?

Agilidade

O software precisa estar hospedado na nuvem para que possa realizar as operações de qualquer lugar e momento por um navegador. Esse é um ponto importante na hora de sua escolha. Assim, você ou outras pessoas que estiverem autorizadas poderão acessar o sistema para emitir o documento e fazer consulta.

Com um sistema multiplataforma sua transportadora poderá personalizá-lo e usá-lo para aumentar o desempenho da máquina, da rede e dos colaboradores, obtendo mais performance nos arquivos gerados.

Os emissores que apresentam duas telas geralmente são mais ágeis. Eles importam o arquivo XML da Nota Fiscal para emitir CT-e, agilizando o processo da emissão.

Funcionalidades

Para que o processo seja mais rápido e otimizado, o indicado é que o software tenha capacidade de integrar outros sistemas. Desse modo, poderá buscar informações para responder o CTe de outras fontes ou preenchê-lo automaticamente.

Por exemplo, o DANFE fornece uma senha para que o preenchimento ocorra com as informações da Nota Fiscal Eletrônica.

Atualização

O governo sempre faz adequações na legislação e obrigatoriedades tributárias. Assim, o software de emissão do CTe deve ser constantemente atualizado para que não haja divergências no Fisco.

Facilidade de utilização

A plataforma deve apresentar uma interface clara, objetiva e intuitiva para facilitar a sua utilização. Porém, o correto é que toda a equipe que for usá-la receba um treinamento para conhecer e entender o emissor, para que possa dar segurança aos documentos, sem erros.

Qual a importância de emitir corretamente o CTe?

Emitir CTe significa que a Sefaz aprova a prestação de serviço da empresa e os detalhes burocráticos, porém, se houver algum erro de digitação e informação equivocada, o documento poderá não ser autorizado.

Dessa forma, evite colocar números e dados errados, espaços em branco ou com intervalos. Tenha o máximo de atenção ao preenchê-lo, pois o documento será liberado após a conferência de todos os dados.

Como você pôde ver, emitir CTe é de suma importância para que o transporte da carga seja realizado de forma legal e com segurança. Você conferiu como funciona, os passos para implantar o sistema, as vantagens e o melhor de tudo: saber que pode feito gratuitamente.

O que achou da possibilidade de fazer os seus fretes de acordo com a legislação e ainda usar um sistema de graça? Comente no post se já utiliza um sistema assim ou quais são suas dúvidas a respeito!