Além de ferramentas, atualmente existem boas práticas que podem ajudar
você gestor a fazer o acerto de motorista, a organização nessa hora é de
suma importância, você também quer deixar o acerto de motorista mais inteligente?
Acompanhe o post conosco até o final!
Despesas!
Bom, indo direto ao ponto para que as conferências não fiquem ainda mais
trabalhosas e maçantes, é necessário que você estabeleça a maneira correta
para o motorista te entregar as despesas das viagens, porque entre os comprovantes
existem despesas que já foram pagas pelo motorista na viagem e outras
que ainda precisam ser quitadas via boleto ou depósito bancário.
Portanto, para organizar e acelerar este trabalho sugerimos
que você estabeleça uma ordem, por exemplo:
- Dinheiro que o motorista recebeu da empresa (adiantamento).
- Despesas pagas direto para a empresa fornecedora.
- Pagamentos que o motorista realizou durante a viagem.
- E as despesas que ficarão para pagamento posterior (por depósito ou conta bancária).
Ordenando os recibos dessa maneira, fica muito mais fácil para calcular o acerto de motorista, além de ficar muito mais transparente e rápido.
Planejamento de viajem
Suponhamos que já está tudo certo, já está combinado com o motorista
todos os detalhes da viagem, e falando ainda de despesas,
além da alimentação e do combustível por exemplo, que são despesas básicas
poderemos ter também outros gastos na viagem, como por exemplo:
- Balsas
- Estadias em hotéis
- Banhos em postos
- Eventuais manutenções
Separe antecipadamente e organize quais despesas serão pagas
em dinheiro ou cartão, é claro que podem surgir imprevistos como
manutenção do caminhão, guincho, etc. Que você terá de gerenciar
os pagamentos durante a viagem, mas tudo o que você conseguir
organizar previamente, faça. Para que o acerto de motorista seja ainda mais rápido.
Finalmente, o cálculo!
A pouco falamos sobre a organização dos papéis para o acerto,
para fazermos o acerto com o motorista, neste momento
só vamos utilizar dois tipos de informação, são elas:
– Dinheiro que o motorista recebeu da empresa (adiantamento).
– Pagamentos que o motorista realizou durante a viagem.
Pronto, agora faça o seguinte:
Faça a somatória dos adiantamentos, fretes recebidos pelo motorista e comissão
feito isso é só você subtrair por todos os gastos da viagem,
sobra do dinheiro adiantado ao motorista e os fretes que ele recebeu em dinheiro.
Se tudo ocorreu na normalidade esta conta deve bater, o resultado dessa conta
formaliza o acerto do motorista.
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