O setor logístico de uma empresa é uma das áreas que mais requer a atenção, por ser um dos mais importantes dentro de uma empresa consolidada ou startup, o processo de controle de ocorrências na entrega pode ser uma excelente ferramenta para seu negócio.
É uma área onde fica responsável por efetuar e controlar todas as movimentações de entregas de mercadoria e requer responsabilidade em assegurar a entrega dos produtos e mercadorias até o final do transporte chegando ao cliente.
Todo esse trabalho no setor logístico requer muita atenção, então é essencial um controle de ocorrências de entrega e a transportadora que possui esse recurso fica em destaque uma vez que tem um melhor controle dos processos de entrega.
Existem vários benefícios que podem receber tanto a empresa quanto o cliente, pois o processo de gestão na empresa se torna consideravelmente melhor.
Melhoras tanto na parte de faturamento quanto na agilidade das entregas, garante também a satisfação do cliente em receber a sua mercadoria rápida e em bom estado.
Com a aprovação dos clientes a recorrência de solicitação desse tipo de serviço de entrega se torna ainda mais confiável, e consequentemente o faturamento aumenta.
Quaisquer problemas a recorrência de transporte também ajudam a monitorar todos os processos e meios de entrega, notificando a empresa em todos os casos de alteração de rota que possam ocorrer ou até incidentes que podem afetar o recebimento do produto até o cliente no seu destino.
O motivo de implementar um controle de ocorrências de entrega
O controle de ocorrências de entrega gera muitos benefícios e na maioria dos casos são valores acessíveis para todos os tipos de empresas.
Um dos benefícios que dá mais impacto tanto para o transportador, o vendedor e o destinatário é o recurso de poder rastrear a mercadoria em tempo real.
Você já deve ter comprado algo pela internet, algo bacana que te fez esperar ansioso, e assim que foi feita a compra, já foi correndo rastrear o processo de entrega.
É muito comum hoje em dia os processos de entrega serem rastreados e passar esses dados de rastreio ao cliente final, pois a pessoa que está mais ansiosa para receber a mercadoria quer saber exatamente quando ela vai ser entregue.
Com o monitoramento em tempo real todos os envolvidos na movimentação do produto tem mais segurança e confiabilidade.
Outras vantagens são mais relacionadas ao controle da logística, onde a tomada de decisões dos superiores é mais assertiva e mais rápida, pois eles já conseguem ter toda uma visão das operações logísticas.
Roteirizar as entregas também é uma excelente ferramenta pois fica de forma mais clara qual será o processo desde o início do transporte até o final da entrega, com começo meio e fim.
Uma vantagem que agradaria qualquer empreendedor é a redução ou minimização de custos de operação, onde todos os problemas já são resolvidos até mesmo antes que possam acontecer, então evitar qualquer prejuízo que possa ser percebido.
E como dito anteriormente a satisfação dos clientes é um ponto importante, pois suas mercadorias sendo entregues rapidamente e em bom estado qualquer consumidor fica feliz, assim com o processo de controle de ocorrências de entrega implementado, com o tempo o seu histórico de operações fica com uma cara excelente aos olhos dos próximos clientes.
Controle de ocorrências de entrega?
Como o próprio nome já diz é um controle melhor para auxiliar o processo logístico das mercadorias, sobre uma gestão melhor e mais completa com apuração das ocorrências de todas as atividades relacionadas à coleta e também entrega de mercadorias e produtos.
Um processo de rápida adaptação que visa contratar prazos, operações, registro de transporte e ocorrências em geral, também prazos para emissão dos documentos fiscais e qualquer outros problemas que podem ser previstos e então evitados sendo devidamente corrigidos.
Com esse controle é possível evitar despesas que não são necessárias e evitar também mais atrasos nas entregas.
Processo de controle de ocorrências de entrega
Todo o processo de controle de ocorrências de entrega é realizado por algum programa, no caso um software modernizado onde o sistema tem capacidade de monitorar tais eventos desde o início do transporte até ao final.
O sistema criado com a finalidade para esse processo de ocorrências precisa ser capaz de monitorar realmente todo o transporte, como deslocamento e a entrega de mercadoria até o último ponto de entrega que é ao seu destinatário.
A forma de fazer isso é com os aplicativos instalados direto no equipamento dos transportadores também, direto nos dispositivos móveis que estão presentes durante todo o trajeto realizado pelo transportador.
Esses dispositivos móveis podem ser smartphones ou tablets, que vão acompanhar o processo do transportador até o final da entrega.
Com toda a instalação desses sistemas nos dispositivos da equipe de transporte que normalmente está na ‘estrada’ fica definitivamente mais fácil registrar as entregas e monitorar todo o transporte em tempo real, a cada parada ou até mesmo pelo GPS do aparelho.
Com essas implementações a empresa sempre terá condições de acompanhar todo o processo de transporte, realmente poderá ver de perto to o procedimento desde o início até o fim.
Com esse monitoramento, é possível contornar rapidamente alguns eventuais casos no percurso como por exemplo um acidente.
Assim como é possível contornar esses eventos pois a empresa tem a total ciência do que ocorre com a mercadoria em transporte, como carregamento e descarregamento e também entrega ou distribuição dos produtos.
Como funciona a implementação ?
O processo de implementação de um controle de ocorrências de entrega é mais complexo do que se pode imaginar, porém alguém que tenha um aprendizado mais a fundo na organização pode ajudar nesse processo.
Precisa de motivos e ter uma visão clara do que será realizado, quais práticas devem ser implementadas e postas em prática, isso como uma forma de implementar o controle de ocorrências de entrega e ter sucesso na implementação.
Todos esses processos envolvem partes estratégicas onde é preciso definir regras para cada departamento ou setor da empresa.
O departamento de logística é o responsável pelo processo de entrega da mercadoria.
O setor comercial da empresa, onde foi realizado a venda do produto também é responsável pelo processo de gestão e espera que com todo o processo de entrega o cliente final fique feliz ao receber a mercadoria e satisfeito com o pagamento realizado.
Todo o processo realizado pela transportadora da mercadoria precisa ser repassado para logística ficar ciente das ocorrências e o andamento da entrega.
Também é responsabilidade do departamento financeiro fazer a liberação do pagamento para o transportador indicado no processo da entrega, e garantir que ele receba o valor de acordo com o combinado que foi pago pelo cliente.
E por fim o então satisfeito cliente precisa receber o produto que comprou em perfeitas condições.
A forma com que finalizar o processo precisa ser visto com tudo que foi definido antes, assim como foi definido o papel de cada um em seus casos de ocorrência e processos que precisam ser adquiridos com o intuito final de solucionar o problema.
É importante registrar todos os processos de ocorrências e também automatizar esses processos, e um bom software pode ser a ferramenta ideal para o processo.
Uma recorrência pode aparecer por vários motivos em específico, então é importante manter o registro de todos os problemas que possam surgir, onde serão encaminhados aos departamentos responsáveis.
Com um sistema de gestão mais prático esse processo se torna mais simples e pode ser realizado com mais tranquilidade, desde que com bastante atenção.
Apesar da praticidade é possível cometer erros, como até mesmo preenchimento de valores diferentes é capaz de implicar em custos desnecessários ao realizar o transporte.
Ocorrências Registradas
Mesmo com todos os processos sendo realizados é importante analisar os que vêm ocorrendo para então ter uma melhor assertividade no processo de automação.
O que é importante é o fato de que elas vão ocorrer e quando se tem o registro dessas ocorrências é possível analisar elas com mais facilidade para entender o processo e o motivo ou frequência com que ela se apresenta.
Dessa forma é possível até mesmo prever e evitar, para ter mais tranquilidade no processo que pode ser avaliado e mensurado de forma mais abrangente através dos registros.
Mesmo registrando é importante acima de tudo resolver essas ocorrências sem deixar nada pendente, quanto antes correr atrás, manos problemas podem surgir futuramente.
Realizar a tomada das devidas providências para solucionar o problema é essencial e precisa ser feito com agilidade, assim como o registro das ocorrências é bom registrar também o processo e medidas a serem tomadas para corrigir.
Dessa forma todo pessoal envolvido pode lidar e assim entender sobre o andamento da solução desses problemas, então assim auxiliar como podar para realizar a correção do problema.
Com todo o processo documentando, ou ao menos registrado é possível saber tudo o que foi realizado e então com uma boa liderança de organização é possível evoluir cada vez mais o empenho da empresa e reconhecimento dos seus clientes. Tudo isso com a implementação do controle de ocorrências de entrega.
Agora que vimos como é o processo de controle temos logo abaixo o FreeCTe, um programa específico para emissão de documentos de transporte, excelente ferramenta para sua empresa que está começando na logística ou que já está a um tempo mas precisa emitir documentos fiscais.
Com o FreeCTe sua empresa poderá emitir CTe e MDFe, realizar emissão de relatórios desses documentos e manter a sua empresa de acordo com o fisco, sem risco de receber multas por realizar o transporte sem documentação.
Um programa de fácil utilização e prático, ele tem alguns recursos excelentes, como por exemplo importar XMLs e até mesmo clonar um documento para emitir como novo sem ter que refazer do zero, esses e outros muitos recursos essenciais para sua empresa ou transportadora.
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